I sistemi di videoconferenza professionali, oltre ai grandi risparmi nei costi e il miglioramento nella gestione dei tempi e quindi l’incremento di produttività, sono tra le soluzioni “green” più efficaci per non inquinare.

Iniziamo a ridurre i viaggi non indispensabili. E’ anche il modo più diretto per “essere green“: meno spostamenti, meno carburante, meno usura di mezzi, meno aerei, meno tempo “sprecato” negli aeroporti, più sicurezza restando in ufficio. L’alternativa migliore e che sempre più si sta affermando è la videoconferenza che permette di ridurre le trasferte e i costi relativi fino al 30%, senza far perdere in efficacia le riunioni a distanza.

Ne parliamo con Antonio Sanguinetti, CEO di Skymeeting, azienda altamente specializzata in soluzioni di videoconferenza:

“Molte realtà internazionali volte a salvaguardare l’ambiente vedono nella videoconferenza una valida soluzione per ridurre il problema. Noi ci abbiamo creduto da subito e investiamo moltissime risorse nel promuovere questo tipo di soluzioni e informare quanto possibile per responsabilizzare le aziende e gli utilizzatori finali. Il WWF UK, ad esempio, ha pubblicato alcuni rapporti che dimostrano come la videoconferenza abbia significativamente ridotto le emissioni di anidride carbonica. Oltre ai benefici relativi all’inquinamento e alla crisi climatica, la videoconferenza permette di raggiungere risultati misurabili per aiutare la propria azienda a fare di più con meno.”

Seguono alcuni consigli per ottimizzare il proprio lavoro nel rispetto dell’ambiente:

Collaborazione professionale – videocomunicazione tra clienti e dipendenti con esperti e consulenti indipendentemente dalla propria posizione geografica permette di risparmiare tempo e denaro, riduce le emissioni di anidride carbonica, e migliora la soddisfazione e la fidelizzazione della clientela.

Meeting internazionali – sia che si tratti di riunioni al vertice o di meeting aziendali, non è necessario prendere un aereo. Basta entrare in sala riunioni o effettuare una rapida videochiamata dal proprio desktop per un incontro ‘face to face’.

Briefing/Web Meeting – la videocomunicazione riunisce responsabili dell’ufficio acquisti, clienti, forza vendita e tecnici in tempo reale e senza la necessità di viaggiare per facilitare la collaborazione e il processo decisionale.

Formazione a distanza/Elearning – quando scuole e strutture di formazione  utilizzano la videocomunicazione con istituzioni remote migliorano le opportunità di formazione e riducono i costi.

R&D – progettisti e ricercatori in tutto il mondo possono intrattenere videoconferenza sul design dei prodotti e sulle variazioni da apportare ad un componente, ottimizzando così i tempi di sviluppo.

Team building – sedi multiple non vuol dire necessariamente gruppi di lavoro isolati. La videocomunicazione permette ai membri di uno stesso team di incontrarsi con la stessa frequenza che si verificherebbe se dividessero lo stesso ufficio, cementando così lo spirito di gruppo.

Risorse umane/Recruiting – i colloqui in videoconferenza per candidati fuorisede riducono i costi e le emissioni inquinanti, permettendo ai responsabili delle risorse umane di interpretare anche le espressioni facciali dei candidati.

Collaborazione in tempo reale – le organizzazioni possono gestire grandi quantità di dati e collaborare in tempo reale da diverse location grazie alle funzionalità visive e multimediali offerte dalla videoconferenza.

Skymeeting opera sul mercato nazionale dal 2004 e vanta un’esperienza pluriennale nella fornitura di soluzioni professionali per videoconferenza. Le soluzioni professionali offrono senz’altro maggiore stabilità, sicurezza e flessibilità, rispetto a sistemi open-source o free.

A dimostrarlo sono anche i significativi risultati di alcuni recenti sondaggi.

Blue Coat Systems, ad esempio, ha reso noto che secondo i risultati di un sondaggio a livello globale commissionato dall’azienda a una società di ricerche, oltre il 73% delle aziende spronano all’utilizzo delle videoconferenze di elevata qualità in alternativa ai viaggi di lavoro.

I risultati coincidono con quelli di uno studio condotto nel 2008 da Nemertes Research secondo i quali oltre il 75% dei responsabili IT intervistati stanno attualmente utilizzando o hanno intenzione di utilizzare la soluzione di videoconferenza in sala e oltre il 50% le videoconferenze via web.

Al contempo, il personale Blue Coat che lavora sul campo ha notato una serie di errori comunemente commessi nel momento in cui si cerca di aggiungere la funzione di videoconferenza di elevata qualità alle reti esistenti e ha stilato un elenco che ne include i sette principali.

“I responsabili IT dichiarano che le attuali soluzioni di videoconferenza sono spesso sottoutilizzate a causa dei costi, della scarsa qualità video e della complessità,” ha affermato Irwin Lazar, vice presidente di Nemertes Research. “Ora invece costi ridotti, migliore qualità, maggiore facilità di utilizzo e il desiderio di utilizzare il video per diminuire le spese di viaggio stanno creando le condizioni ideali per dare un forte impulso alla domanda di soluzioni di videoconferenza.”

La videoconferenza deve offrire immagini perfette
Anziché utilizzare linee dedicate per le soluzioni di videoconferenza di elevata qualità, la maggior parte delle aziende sta tentando di implementarli nella WAN esistente per risparmiare sui costi e offrire una maggiore flessibilità. Senza una visibilità adeguata delle applicazioni in rete e i mezzi per determinare e mantenere la qualità delle sessioni di videoconferenza, un numero notevole di aziende si troverà ad affrontare problematiche tali da indebolire l’efficacia della soluzione di videoconferenza. Le più comuni problematiche relative alla qualità comprendono:

• Immagine congelata
  L’immagine si blocca mentre l’audio può o meno continuare a funzionare
• Video non sincronizzato
  Il video è in ritardo rispetto all’audio
• Artefatti
  Parti dell’immagine video sono oscurate da blocchi scuri che non fanno parte dell’immagine

Errori comuni da evitare
Avendo valutato i difetti di implementazione delle soluzioni di videoconferenza in tutto il mondo, Blue Coat ha stilato un elenco di sette fra i più comuni errori che le aziende commettono quando cercano di implementarle in rete:

• Valutazione.
  Non è stata valutata la capacità reale della rete di supportare l’implementazione di una soluzione di videoconferenza
• Erogazione di larghezza di banda.
  Non viene erogata la larghezza di banda adeguata per ogni sessione di videoconferenza
• Monitoraggio proattivo.
  Incapacità di monitorare in modo proattivo la qualità di ogni sessione di videoconferenza
• Individuazione e risoluzione dei problemi.
  Incapacità di individuare e risolvere un problema legato alla scarsa qualità della sessione di videoconferenza
• Configurazione non protetta della sessione.
  Non è stata allocata la quantità di larghezza di banda necessaria per configurare le transazioni e ciò determina ritardi significativi nell’avvio di una nuova sessione di videoconferenza
• Limiti dell’infrastruttura esistente.
  Considerare l’infrastruttura di rete esistente in grado di stabilire istantaneamente il livello di qualità adeguato e necessario per una videoconferenza
• Interruzione di altre applicazioni.
  Gestione errata di una soluzione di videoconferenza che si traduce in un utilizzo eccessivo di larghezza di banda o della rete e causa il malfunzionamento di altre applicazioni

do more with less

In sintesi la videoconferenza è una valida soluzione per ottimizzare i costi e soddisfare comunque canoni di qualità e professionalità.

Per saperne di più rimandiamo a:

www.skymeeting.net
www.videocomunicareinrete.it